Ledig tjänst

Vi söker en Gruppadministratör inom Buss, pendel & sjö till en myndighet inom trafik.

Detta är ett konsultuppdrag. Statoneringsort är Stockholm.

Tjänsten är på heltid.

Uppdraget innebär ett nära samarbete med kunden vilket ställer stora krav på flexibilitet och samarbetsförmåga.

Uppdraget

Som gruppadministratör arbetar du med projektövergripande administration och stödjer administratörer, projektingenjörer och övriga kollegor inom en verksamhet som ansvarar för investeringsprojekt inom buss, pendel och sjö. Rollen innebär många interna och externa kontaktytor och har fokus på att avlasta gruppen, skapa struktur och bidra till effektiva arbetsflöden.

Arbetsuppgifter

Vara gruppens huvudadministratör i passersystemet Betsy genom att registrera uppdrag och beställa behörigheter samt avlasta projekten med löpande diarieföring

Ansvara för övergripande administration i dokumenthanteringssystemet Atlas, inklusive tilldelning av behörigheter och uppläggning eller justering av mappstrukturer

Administrera SOW/åtaganden i Magnit genom att ta emot och fördela fakturor, bevaka beviljad budget och ansvara för utökningar vid behov

Hantera resursanskaffning i Magnit genom konsultavrop, förlängningar och utökningar av befintliga resursers uppdrag samt onboarding genom beställning av behörigheter och hårdvara

I mån av tid bistå med administrativa delar av omfattande projektmoment, exempelvis överlämning vid projektslut

Hantera händelsestyrda och föränderliga administrativa arbetsuppgifter med flexibilitet och anpassning samt samverka brett med kollegor och projektmedlemmar

Krav (OBS, obligatoriska)

Som lägst gymnasieexamen.

Minst 3 års dokumenterad erfarenhet av administrativt arbete inom exempelvis kontor, reception, ekonomi, HR, kundservice eller offentlig verksamhet. Behöver ej vara sammanhängande.

Minst 3 års erfarenhet av att självständigt planera, prioritera och följa upp flera parallella arbetsuppgifter med varierande deadlines och prioritet.

Minst 1 års erfarenhet av fakturahantering eller annan ekonomiadministration.

Minst 2 års erfarenhet av att koordinera administrativa aktiviteter mellan flera intressenter, exempelvis möten, beställningar, informationsflöden, uppföljning eller dokumentation.

Erfarenhet från minst 1 anställning/uppdrag av att identifiera, föreslå och genomföra förbättringar i administrativa arbetssätt, rutiner eller processer som bidragit till ökad effektivitet, kvalitet eller service.

Minst 3 års erfarenhet av att arbeta i Microsoft 365 samt förmåga att snabbt sätta sig in i nya administrativa system och digitala verktyg.

Flytande svenska i tal och skrift.

Meriterande

Minst 1 års erfarenhet av onboarding av nya medarbetare i form av att t.ex beställa passerkort, starta upp dator/telefon eller dylikt.

Personliga egenskaper

Noggrann, initiativtagande och lösningsorienterad.

Trivs med varierade administrativa och serviceinriktade arbetsuppgifter.

Självständig med förmåga att identifiera vad som behöver göras samt strukturera och prioritera arbetet.

Proaktiv och har vilja och förmåga att ligga steget före för att underlätta för kollegor och skapa goda arbetsflöden.

Samarbetsinriktad med god kommunikationsförmåga och förmåga att engagera andra samt förmedla budskap enkelt och tydligt.

Har vilja att fortsätta utvecklas i rollen.

Övrigt

Uppdraget kan komma att placeras i säkerhetsklass, vilket innebär att en säkerhetsprövning innefattande säkerhetsprövningssamtal och registerkontroll kan komma att genomföras på konsulten.

Om oss

Centios övergripande mål är att vara ett konsultbolag som erbjuder smarta och hållbara lösningar som utvecklar samhället på ett positivt sätt.

Våra medarbetare erbjuds villkor som är anpassade för individen. Det innebär att arbetstider, arbetsomfattning, arbetsplats och kompetensutveckling så långt som möjligt anpassas utifrån medarbetarens behov.

Bland våra medarbetare hittar du engagerad personer som brinner för samhällsutveckling. Vi jobbar i små grupper där du kan bidra med dina erfarenheter samtidigt som du får ta del av andras kunskap och erfarenhet.

För oss är det viktigt med välmående och att hitta en sund balans mellan arbete och fritid. Därför har vi en nollvision mot stress och sätter trivsel och hälsa främst.

Läs gärna mer om oss på centio.se.

Vänligen skicka ditt CV på svenska.

Vi ser fram emot din ansökan!