Ledig tjänst

Tjänsten är placerad inom Integrations- och arbetsmarknadsförvaltningen som är en av åtta förvaltningar i Linköpings kommun. Vi stärker möjligheterna för Linköpingsbor som är beroende av ekonomiskt bistånd, att bli självförsörjande och självständiga. Vi bidrar också med kompetensförsörjning till Linköpings kommun och näringsliv.

Vill du förgylla vardagen och förbättra livskvaliteten för Linköpingsborna? Hos oss kan du göra en viktig skillnad och bidra till att göra Linköping till en bättre plats. Välkommen till oss!

Dina arbetsuppgifter

I din roll som nämndsekreterare har du det övergripande ansvaret för att leda, samordna och förvalta nämndprocessen. Du fungerar som navet i ärendehanteringen, säkerställer kvalitet och struktur i det administrativa arbetet och utgör en viktig länk i den demokratiska processen som för förvaltningen framåt. Du kan också ha riktade uppdrag gällande förvaltningens uppföljningar i samverkan med övriga utvecklingsledare.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter innefattar att:

• förbereda kallelser och föra protokoll vid sammanträden
• sammanställa och kvalitetsgranska beslutsunderlag
• planera, organisera och följa upp nämndens möten och beslut
• driva och bidra till ständiga förbättringar av processer och rutiner kopplade till nämndsprocessen
• utveckla förvaltningens administrativa processer – såsom ärendesystem, diarium, arkiv och informationshanteringsplaner – i nära samarbete med administrativ samordnare och den administrativa funktionen.
• fungera som rådgivande stöd till nämnd, chefer och medarbetare i frågor som rör informationssäkerhet och GDPR.
• Genomföra analyser och utredningar inom förvaltningens ansvarsområde.

Utöver ansvaret för nämndprocessen är du ett viktigt strategiskt och operativt stöd för förvaltningens chefer och utvecklingsledare i deras beredningsarbete inför politiska beslut. I uppdraget ingår även ett mer generellt chefsstöd, vilket bland annat innefattar samordning, planering, mötesbokningar och löpande diarieföring.

Din arbetsplats

Integration- och arbetsmarknadsförvaltningen har drygt 300 medarbetare. Vårt huvuduppdrag är att stödja individen på vägen mot egen försörjning genom heltidsaktivering och planerade insatser. Förvaltningen ansvarar även för myndighetsutövning, vilket innefattar att utreda och besluta om rätten till ekonomiskt bistånd.

Tjänsten är placerad inom förvaltningens utvecklingsfunktion, som tillhör staben. Utvecklingsfunktionen ansvarar för att säkerställa och genomföra nämndprocessen för arbetsmarknadsnämnden, bedriva strategiskt utvecklingsarbete och omvärldsbevakning samt erbjuda service och stöd vid förändrings- och utvecklingsarbete. Funktionen syftar även till att lyfta blicken för innovation inom förvaltningens olika avdelningar och enheter.

I ditt uppdrag har du förvaltningens utvecklingschef som din närmaste chef. Rollen innebär ett nära samarbete med förvaltningens samtliga chefer, utvecklingsledare samt arbetsmarknadsnämndens ordförande, vice ordförande och ledamöter. Du utgår från lokaler i centrala Linköping, men då rollen är flexibel kan arbetsuppgifterna utifrån uppdragets behov komma att utföras på flera olika platser.

Du som söker

Vi söker dig som har en godkänd högskoleutbildning om minst 180 högskolepoäng, gärna inom statsvetenskap, offentlig förvaltning eller med en inriktning som arbetsgivaren bedömer som likvärdig.

Du har erfarenhet av att arbeta i en politiskt styrd organisation och är van vid att samordna, driva samt ansvara för processer. För att lyckas i uppdraget krävs det att du har arbetat i ett digitalt ärende- och dokumenthanteringssystem, som exempelvis Ciceron eller motsvarande. Vidare har du god kunskap om offentlig förvaltning samt kännedom om kommunallagen, förvaltningslagen och offentlighets- och sekretesslagen. Det är meriterande om du även har kunskap om nämndarbete, diarie- och arkivarbete. Då arbetet innebär granskning av handlingar och framtagande av egna skrivelser ställer tjänsten krav på mycket goda kunskaper i det svenska språket, i både tal och skrift.

För att trivas i rollen är du en självständig serviceinriktad person som möter chefer, medarbetare och förtroendevalda med ett lugnt, uppmärksamt och tillmötesgående sätt, alltid med målet och viljan att hitta väl fungerande lösningar. Du har en mycket god samarbetsförmåga, vilket innebär att du lyssnar aktivt, kommunicerar klart och relaterar till din omgivning på ett lyhört och smidigt sätt för att hantera utmaningar konstruktivt. Eftersom du verkar i en händelserik miljö är du flexibel och förändringsorienterad; du har lätt för att anpassa dig till nya omständigheter, kan snabbt ställa om ditt synsätt och ser möjligheter i förändringar. Slutligen är du initiativtagande, vilket gör att du på ett självgående sätt sätter igång aktiviteter och driver dina processer framåt för att uppnå goda resultat.

I denna rekrytering kan vi komma att använda oss av personlighet- och problemlösningstester som en del i vår bedömning.

Välkommen med din ansökan!

Övrig information

När du söker en tjänst i Linköpings kommun registrerar du din ansökan genom inloggning via e-legitimation (såsom BankID eller FrejaID) istället för e-postadress. Saknar du e-legitimation? Vänligen kontakta ansvarig HR-konsult eller chef, så hjälper de dig att registrera din ansökan.

Tillträde: Enligt överenskommelse

Anställningsform: Vikariatanställning t.o.m. 2027-06-30

Sysselsättningsgrad: 100%

Antal lediga befattningar: 1

Ref. nr: 17459

I denna ansökan bifogar du inget personligt brev

Ditt engagemang gör oss bättre

Inom Linköpings kommun finns många möjligheter, massor av kunskap och olika ansvarsområden. Vi jobbar tillsammans där din ansvarskänsla är en värdefull drivkraft. Med ditt engagemang är du med och bidrar till att göra Linköping ännu bättre.